在 Excel 中使用条件格式：选中单元格，在「开始」选项卡点「条件格式」，选择「突出显示单元格规则」，挑一个规则（如「大于」），输入数值并选择格式。符合条件的单元格就会被着色，数值变化时颜色也会随之更新。本文涵盖内置规则、公式规则、整行高亮，以及在 Windows、Mac 和网页版 Excel 中编辑、调整顺序、复制和清除规则的方法。
步骤来自 Microsoft 的《使用条件格式突出显示 Excel 中的信息》一文。
使用前的准备
- Windows：Microsoft 365 Excel、Excel 2024、2021、2019 或 2016，下文的主要步骤基于这些版本。
- Mac：Mac 版 Microsoft 365 Excel、Excel 2024 for Mac 或 Excel 2021 for Mac，菜单名称一致，但规则窗口不同，见 Mac 一节。
- 网页版：浏览器中的 Excel 网页版，见网页版一节。
- 一个可以编辑的工作表。如果工作表受到保护，格式命令可能无法使用。
如何用规则突出显示单元格
- 选中要设置格式的单元格，不要包含标题行。
- 在「开始」选项卡中点击「条件格式」，它位于「样式」组。
- 指向「突出显示单元格规则」，选择一个规则，如「大于」「文本包含」或「发生日期」，会打开一个小对话框。
- 输入要比较的数值，并从列表里选择格式。对话框打开时，单元格会以预览的方式变色。
- 点击「确定」。
确认是否生效：在其中一个单元格里输入新的数值，数值越过你设定的界限时，颜色应当立刻出现或消失。如果不喜欢结果，按 Ctrl+Z 撤销这条规则。
内置的规则类型
所有预设都在同一个「条件格式」菜单里，选与你的问题最匹配的一个：
| 菜单选项 | 作用 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 突出显示单元格规则 | 给大于、小于、介于或等于某个值、包含某些文本、位于某些日期或重复的单元格着色 | 标出超过限值的数值，或查找某个词 |
| 最前/最后规则 | 给最前或最后的若干项或百分比，或高于、低于平均值的数值着色 | 找出最好和最差的结果 |
| 数据条 | 在每个单元格内添加一根条形，条越长数值越大 | 一眼比较大小 |
| 色阶 | 用两种或三种颜色按从低到高给单元格上色，像热力图 | 观察数值的分布 |
| 图标集 | 添加箭头、红绿灯等图标，把数值分为三到五组 | 显示状态或趋势 |
有几个细节值得了解：
- 最前/最后规则：菜单上写的是“前 10 项”和“后 10%”，但你可以在对话框里修改数字。
- 重复值：这个规则在「突出显示单元格规则」下，在对话框里可以切换为「唯一」。在删除重复项之前用它很方便。
- 图标集：图标的大小跟随单元格的字号。Microsoft 提示，你可能需要加宽列才能容纳图标。
- 空白单元格：菜单里没有针对空白的预设。点击「条件格式」›「新建规则」，选择「只为包含以下内容的单元格设置格式」，在列表中选「空值」。
想在 Windows 版 Excel 中快速预览，选中数据并按 Ctrl+Q 打开「快速分析」，在「格式设置」选项卡上把鼠标悬停在各选项上，就能在你的数据上看到效果。选项会随数据类型变化：文本会给出「文本」「重复」「唯一」等选择，数字会给出「数据条」「颜色」「图标集」「大于」「前 10%」等。
如何用公式自定义规则
公式规则让你根据自己写的判断条件来设置格式。公式必须以等号开头，并返回 TRUE 或 FALSE，Excel 会在结果为 TRUE 的地方应用格式。下面的例子使用这份示例数据，标题在第 1 行，数据在 A2 到 C7：
| 订单（A） | 地区（B） | 金额（C） |
|---|---|---|
| 1001 | East | 850 |
| 1002 | West | 1,400 |
| 1003 | East | 2,100 |
| 1004 | South | 640 |
| 1005 | West | 990 |
| 1006 | East | 1,250 |
- 选中要设置格式的单元格。示例中选中 C2 到 C7。
- 在「开始」选项卡中点击「条件格式」›「新建规则」。
- 选择「使用公式确定要设置格式的单元格」。
- 在「为符合此公式的值设置格式」框中输入
=C2>1000。 - 点击「格式」，选择一种填充颜色，点击「确定」。
- 再次点击「确定」应用规则。
在示例中，金额 1,400、2,100 和 1,250 会被填充颜色，另外三个保持原样。请按所选区域的第一个单元格来写公式，这里是 C2。Excel 会为区域内的其他单元格自动调整引用，就像把公式向下复制时那样。
如何高亮整行
想给整行而不是单个单元格着色，要改两个地方：选中数据的所有列，并用美元符号锁定公式中的列字母。
- 选中所有数据行。示例中选中 A2 到 C7。
- 点击「条件格式」›「新建规则」。
- 选择「使用公式确定要设置格式的单元格」。
- 输入
=$C2>1000。 - 点击「格式」，选择填充颜色，点击「确定」两次。
$C2 中的美元符号锁定了列，所以这一行里的每个单元格都检查 C 列；行号前没有美元符号，所以它仍会逐行变化。在示例中，订单 1002、1003 和 1006 所在的行从 A 列到 C 列都会被高亮。
更多公式示例
这些公式都适用于上面的示例数据，除非表中另有说明，请先选中 A2 到 C7：
| 目标 | 公式 | 在示例中的结果 |
|---|---|---|
| 两个条件必须同时成立 | =AND($B2="East",$C2>1000) | 订单 1003 和 1006 |
| 任一条件成立即可 | =OR($B2="South",$C2>2000) | 订单 1003 和 1004 |
| 与 F1 单元格中输入的限值比较 | =$C2>$F$1 | 随 F1 的改变而变化 |
| 找出重复出现的地区（先选中 B2 到 B7） | =COUNTIF($B$2:$B$7,B2)>1 | 所有 East 和 West 单元格 |
| 隔行着色 | =MOD(ROW(),2)=1 | 第 3、5、7 行 |
这些判断不需要再包一层 IF，$C2>1000 这样的比较本身就返回 TRUE 或 FALSE。把限值放在单独的单元格里（如 $F$1），以后可以直接修改限值，而不用编辑规则；两个美元符号能让每一行都指向同一个单元格。
如何编辑规则和调整顺序
- 在「开始」选项卡中点击「条件格式」›「管理规则」，打开“条件格式规则管理器”。
- 打开「显示其格式规则」列表，选择「当前工作表」，就能看到这张工作表上的所有规则。
- 选中一条规则，点击「编辑规则」，更改它的条件或格式。
- 要更改规则覆盖的单元格，修改它的「应用于」框中的区域。
- 用「上移」和「下移」箭头调整顺序。
- 点击「确定」保存更改。
规则管理器里还有「复制规则」，可以复制一条规则然后编辑副本；「删除规则」则只会删除你选中的那一条。
为什么规则的顺序很重要
Excel 按列表从上到下检查规则，新规则会排在最上面。当两条规则对同一个单元格都成立时：
- 格式不冲突：两条都生效。比如一条让文字加粗，另一条让文字变红，单元格就是加粗的红字。
- 格式冲突：列表中更靠上的规则优先。比如一条设为红色填充，另一条设为绿色填充，单元格会采用更靠上那条规则的填充色。
想让 Excel 对某条规则匹配的单元格跳过它下面的所有规则，就勾选该规则旁边的「如果为真则停止」。另外，条件格式优先于手动格式：如果你手动把一个单元格填成黄色，而规则把它填成红色，在规则成立期间你看到的是红色；你的手动颜色仍然保留，删除规则后它会重新出现。
如何把条件格式复制到其他单元格
- 点击一个带有想复制的条件格式的单元格。
- 在「开始」选项卡中点击「格式刷」，鼠标指针变成刷子。
- 拖动选中要设置格式的单元格。
双击「格式刷」可以保持刷子状态，连续刷多个区域，完成后按 Esc。格式刷复制的是单元格的全部格式，而不只是规则；这样复制也会为新单元格创建一条新规则。如果规则使用了公式，之后请打开「管理规则」检查单元格引用是否仍指向正确的位置。新单元格紧挨着旧单元格时，更干净的做法往往是打开「管理规则」，直接扩大「应用于」框中的区域。
如何清除条件格式
清除规则就是删除它们。可以立即按 Ctrl+Z 恢复；关闭工作簿之后就只能重新创建。清除规则不会改变你的数据或手动设置的格式。
- 清除部分单元格：选中它们，点击「条件格式」›「清除规则」›「清除所选单元格的规则」。
- 清除整张工作表：点击「条件格式」›「清除规则」›「清除整个工作表的规则」。
- 只删除某一条规则：点击「条件格式」›「管理规则」，选中规则，点击「删除规则」。
- 快速分析：在 Windows 版 Excel 中，选中单元格，点击所选区域右下角的「快速分析」按钮，再点击「清除格式」。
不确定哪些单元格有规则时，点击「开始」选项卡上的「查找和选择」，选择「条件格式」，Excel 会选中这张工作表上所有带规则的单元格。
Mac 版 Excel 中的条件格式
Mac 版 Excel 在「开始」选项卡上有相同的「条件格式」菜单，包括突出显示单元格规则、最前/最后规则、数据条、色阶、图标集、新建规则、清除规则和管理规则。不同的是公式规则的路径，以下步骤参照 Microsoft 关于在 Mac 版 Excel 中用公式应用条件格式的页面：
- 选中要设置格式的单元格。
- 在「开始」选项卡中点击「条件格式」›「新建规则」。
- 在「样式」框中点击「经典」。
- 在“经典”下方的框中，把选项改为「使用公式确定要设置格式的单元格」。
- 在下一个框中输入公式，如
=$C2>1000。 - 在「设置格式」框中选一个预设，或选择自定义格式来设置字体和填充。
- 点击「确定」直到所有对话框都关闭。
Mac 上的其他差异：编辑规则时，选中区域内的一个单元格，点击「条件格式」›「管理规则」，选中规则，点击「编辑规则」；复制格式时，选中带格式的单元格，点击「开始」选项卡上的「格式」（刷子），再选中要设置格式的单元格；查找带格式的单元格，点击「编辑」菜单，选择「查找」›「定位」，点击「特殊」，选择「条件格式」；撤销用 Command+Z，本文提到的 Ctrl+Q 快速分析快捷键来自 Microsoft 的 Windows 步骤。
Excel 网页版中的条件格式
Excel 网页版的「开始」选项卡上同样有「条件格式」。你在桌面应用中创建的规则，在浏览器中打开工作簿时依然有效，并且会随数值变化而更新。
网页版的布局和 Windows 不同。本文提到的对话框，如「条件格式规则管理器」，属于桌面应用；网页版以自己的布局显示规则设置，而且这个布局会随 Microsoft 的更新而变化，请以 Microsoft 文章中单独的「网页版」标签页为准。如果在浏览器里找不到某个选项，就在桌面应用中打开工作簿，做完修改后保存，下次在浏览器里打开文件时就能看到结果。
常见问题排查
- 没有任何内容被高亮：检查你的数字是以数字而不是文本形式存储的。看起来像数字的文本，通不过“大于”这类判断。
- 高亮了错误的行：很可能是公式按另一行写的，而不是按你选中的第一行。打开「管理规则」，把公式与「应用于」区域的第一个单元格对照检查。
- 每行只有一个单元格被着色：在列字母前加美元符号（如
$C2），并确认「应用于」区域覆盖了所有列。 - 带错误值的单元格被跳过：返回错误的公式得不到格式。用 IFERROR 包住这些公式，让它们返回一个值。
- 某条规则似乎被忽略了：可能是更靠上的规则优先，或者上面某条规则勾选了「如果为真则停止」。在「管理规则」中把你的规则上移。
- 在「管理规则」里看不到你的规则：把「显示其格式规则」从「当前选择」改为「当前工作表」。
- Excel 不接受指向其他文件的公式：条件格式中引用其他工作簿的情况有限制，可能无法使用，或需要源工作簿处于打开状态。最稳妥的做法是先把需要的值复制到同一个工作簿里。
- 「条件格式」是灰色的：工作表可能受到保护。如果有密码，前往「审阅」选项卡点击「撤销工作表保护」，也要确认你没有还在编辑某个单元格。保护工作表的更多设置可以参考《Excel 怎么锁定单元格》。
- 数据透视表不接受规则：在数据透视表的“值”区域，只能按数值设置格式，不能按文本或日期，也不能按唯一或重复值。
常见问题（FAQ）
为什么我的条件格式不起作用？
先检查数字是否以数字而不是文本形式存储。Microsoft 还指出带公式错误的单元格会被跳过，请用 IFERROR 包住这些公式。对于公式规则，要确认公式是按所选区域的第一个单元格写的。
条件格式能和下拉列表一起用吗？
可以。规则对任何单元格的值都有效，包括从下拉列表中选出来的值，用「文本包含」规则就很合适。
条件格式会改变我的数据吗？
不会。它只改变单元格的外观，数值保持不变，删除规则也不会删除任何数据。
可以对同一批单元格应用多条规则吗？
可以，用同样的方式逐条添加。Excel 在「管理规则」中从上到下检查它们，不冲突的格式会叠加，冲突时以更靠上的规则为准。
规则可以引用其他工作表的单元格吗？
可以引用同一个工作簿中的其他工作表，在公式规则中使用类似 =Sheet2!$A$1 的引用。引用其他工作簿则有限制，见上文。
能对被高亮的单元格计数或排序吗？
可以通过右键菜单按颜色或图标排序。要计数的话，统计规则背后的条件，比统计颜色更可靠。
怎样根据一个单元格高亮整行？
选中数据的所有列，创建公式规则，并用美元符号锁定列，如 =$C2>1000。这样这一行的每个单元格都会检查 C 列。
下一步
先在单独一列上添加一条「突出显示单元格规则」。成功后，在同一份数据上试试整行公式，再打开「管理规则」看看两条规则是如何叠加的。需要用到查找公式的话，可以参考《VLOOKUP 函数怎么用》。