如何在 Gmail 中創建外出回复：分步指南

在 Gmail 中設置外出回复非常簡單。您可以讓人們知道您無法立即回复他們的電子郵件，方法是創建一條自定義消息，該消息將自動發送給在您離開時向您發送電子郵件的任何人。只需幾個步驟，您的 Gmail 即可設置完畢，即使您不在辦公桌旁，也可以讓人們隨時了解情況。

在我們深入討論這些步驟之前，讓我們先討論一下我們在這裡所做的事情。我們將設置一個自動回复，該回復將發送給在指定時間段內向您發送電子郵件的任何人。此消息將讓他們知道您不在辦公室以及他們何時可以收到回复。

第 1 步：打開 Gmail 設置

點擊 Gmail 收件箱右上角的齒輪圖標，然後選擇“查看所有設置”。

進入設置菜單後，您會發現許多不同的選項。您正在尋找“常規”選項卡，默認情況下該選項卡應打開。

第 2 步：向下滾動至“假期回复者”

繼續滾動，直到找到“假期響應者”部分。您可以在此處設置外出消息。

它距離很遠，所以如果您沒有立即看到它，請不要灰心。只需繼續滾動，直到找到標有“假期響應者”的部分。

第 3 步：打開假期響應程序

找到“假期應答器”部分後，您將看到一個顯示“假期應答器關閉”的按鈕。單擊它即可將其打開。

現在它已打開，您會注意到彈出了更多選項。您可以在此處自定義消息並設置日期。

第四步：設置第一天

單擊“第一天”下的框，然後選擇您希望外出回復開始的日期。

這很重要，因為此時您的自動回復將開始發出。確保您選擇正確的日期！

第 5 步：設置最後一天（可選）

如果您知道何時返回，請點擊“最後一天”下方的框並選擇返回日期。

如果您不確定何時回來，可以將此留空。請記住，當您返回時關閉不在辦公室回复。

第 6 步：寫下您的信息

在提供的框中輸入您的外出消息。這是人們在您離開期間向您發送電子郵件時收到的內容。

請務必包含所有重要信息，例如您何時回來或您不在時他們可以聯繫誰。

第 7 步：保存更改

向下滾動到頁面底部，然後單擊“保存更改”。恭喜！您的外出回復現已設置完畢。

不要忘記這一步，因為如果你不存錢，你所有的努力都將化為烏有！

保存更改後，您的外出回复就已全部設置完畢。在您指定的時間內向您發送電子郵件的任何人都會自動收到您的消息，讓他們知道您不在以及何時需要回复。這是一種簡單但有效的方法來管理期望並保持您的電子郵件通信專業，即使您不在。

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在 Gmail 中創建外出回复的提示

• 個性化您的信息以反映您的個性或公司品牌。
• 保持信息簡短、切中要點；不需要很長的解釋。
• 提供替代聯繫人或支持電子郵件（如果適用）。
• 保存前檢查您的消息是否有拼寫錯誤或錯誤。
• 請記住在返回時關閉假期回复器或設置結束日期。

常見問題解答

我可以僅為一個特定電子郵件地址設置外出回复嗎？

不會，外出回復會發送給在您設置的時間範圍內向您發送電子郵件的任何人。

我不在辦公室時收到的每封電子郵件都會收到回复嗎？

如果他們繼續向您發送電子郵件，您的外出回復將每 4 天發送給每個人一次。

我可以為不同的人群創建不同的消息嗎？

Gmail 的假期回复程序只允許發送一封郵件，因此對於每個人來說都是一樣的。

如果我忘記關閉外出回复怎麼辦？

如果您設置了結束日期，它將自動關閉。否則，您需要手動將其關閉。

我可以通過手機設置外出回复嗎？

是的，您可以在智能手機上的 Gmail 應用程序中設置外出回复。

概括

1. 打開 Gmail 設置。
2. 向下滾動到“假期回复者”。
3. 打開假期回复器。
4. 設定第一天。
5. 設置最後一天（可選）。
6. 寫下您的留言。
7. 保存更改。

結論

現在您已經知道了，在 Gmail 中設置外出回复確實就是這麼簡單。通過執行上述步驟，您可以確保您的電子郵件聯繫人得知您缺席的情況，並知道何時需要回复。這是一種職業禮貌，雖然不費甚麼力氣，但卻對保持良好的溝通大有幫助。請記住，良好的外出信息的關鍵是清晰和簡潔。並且不要忘記在您回來時將其關閉，或者設置結束日期以避免任何混亂。牢記這些提示，您很快就能製作出完美的外出回复。快樂發送電子郵件！