如何创建 Outlook 外出消息：分步指南

在 Outlook 中创建外出消息是一项简单的任务，可确保您的联系人获悉您不在办公室。通过设置自动回复，您可以让人们知道您何时回来以及您不在时应该联系谁。只需几个步骤，您就可以设置消息并享受美好时光，而不必担心错过重要电子邮件。

在我们深入了解这些步骤之前，请务必注意，设置外出消息可以防止混乱并在您离开时保持沟通。无论您是在度假、参加会议还是因个人原因外出，此功能都是专业电子邮件管理的必备功能。

第 1 步：打开 Outlook 并选择文件

打开 Outlook 应用程序，然后单击窗口左上角的“文件”选项卡。

此步骤将带您进入“帐户信息”部分，您将在其中找到各种选项，包括自动回复。

第 2 步：点击“自动回复（外出）”

在“帐户信息”部分中，单击标有“自动回复（不在办公室）”的按钮。

将会弹出一个新窗口，您可以选择打开自动回复并设置缺席的具体时间范围。

步骤 3：设置自动回复的时间范围

在“自动回复”窗口中，您可以指定外出期间的确切开始和结束时间。

有关的：如何关闭 Outlook 中的外出消息：分步指南

设定明确的时间范围至关重要，以便联系人知道您预计何时返回。这有助于管理他们的期望并降低误解的风险。

第 4 步：写下您的外出留言

在提供的文本框中写下简洁且内容丰富的外出消息。包括您离开的日期以及必要时的替代联系信息。

精心设计的消息会给人留下专业的印象，并提供所有必要的细节，但又不会太长。

第 5 步：选择谁将接收您的外出消息

您可以选择是所有外部发件人都会收到您的外出消息，还是仅收到您的联系人列表中的外部发件人。

在选择谁应该接收您的自动回复时，请考虑您的隐私和工作性质。

第 6 步：保存您的设置

撰写消息并设置首选项后，单击“确定”保存您的外出消息设置。

请务必在保存之前检查您的消息是否有任何错误或拼写错误，以保持专业形象。

完成这些步骤后，您的外出消息将在您指定的时间内有效。您的联系人将收到自动回复，通知他们您没空，并且您可以放心，您的电子邮件通信已得到妥善处理。

创建有效的 Outlook 外出邮件的技巧

• 保持您的信息简短、切中要点；没有人需要你的人生故事。
• 清楚地说明您缺席的日期，以免造成混乱。
• 为紧急事务提供替代联系信息。
• 即使您要去海滩一周，也要保持专业态度。
• 激活前请仔细检查您的消息和设置。

常见问题解答

外出回复是否需要设定时间范围？

是的，设置时间范围会通知您的联系人您何时回来，并防止无限期地发送外出消息。

我可以为内部和外部联系人设置不同的消息吗？

绝对地！ Outlook 允许您为组织内部和外部的人员自定义消息。

我是否应该在外出消息中包含个人联系信息？

一般来说，不建议包含个人联系信息。相反，请提供替代的工作联系人或部门。

当我不在办公室时，我的电子邮件会怎样？

您的电子邮件将像往常一样存储在您的收件箱中。外出回复只是发送给发件人的通知。

我可以在结束日期之前取消或编辑我的外出消息吗？

是的，您可以随时通过重新访问“自动回复”设置来修改或取消自动回复。

概括

1. 打开 Outlook 并选择“文件”
2. 点击“自动回复（外出）”
3. 设置回复的时间范围
4. 写下您的外出消息
5. 选择消息的收件人
6. 保存您的设置

结论

在 Outlook 中设置外出消息的过程非常简单，可以为您省去很多麻烦。告知您的联系人您无法联系并为他们提供获得帮助的其他方式是一种职业礼貌。通过执行上述步骤，您可以确保您的外出消息清晰、信息丰富且有效。请记住，精心设计的消息可以给人留下深刻的印象，即使您没有亲自回复。请牢记这些提示，以制作完美的消息，如果您的计划发生变化，请毫不犹豫地重新访问您的设置。现在，享受您的休息时间，高枕无忧，因为您的外出消息已得到支持！