如何在 Windows 中將 Outlook 電子郵件另存為 PDF：分步指南

當您需要保留重要郵件以供將來參考或出於法律原因時，將 Outlook 電子郵件另存為 PDF 可以成為您的救星。在 Windows 中，這是一個非常簡單的過程，只需點擊幾下，您就可以將電子郵件轉換為易於閱讀和共享的格式。那麼，你到底是如何做到的呢？讓我們深入了解吧！

開始之前，請確保您已在 Outlook 中打開要保存的電子郵件。

第 1 步：打開您要保存的電子郵件

只需雙擊電子郵件即可在單獨的窗口中將其打開。

打開電子郵件後，您可以繼續下一步。確保您沒有嘗試一次保存一個對話或多封電子郵件，因為此方法最適合單個郵件。

第 2 步：單擊頂部菜單上的“文件”

您可以在“文件”菜單中找到用於管理電子郵件的所有選項。

在“文件”菜單中，查找“另存為”或“打印”選項，這將是將電子郵件另存為 PDF 的下一步。

第 3 步：選擇“另存為”或“打印”

這兩個選項都允許您將電子郵件另存為 PDF，但它們的工作方式略有不同。

如果您選擇“另存為”，您將首先將電子郵件另存為 HTML 文件，然後將其轉換為 PDF。如果選擇“打印”，則可以直接將其另存為 PDF。

步驟 4：選擇“PDF”作為保存類型

確保從下拉菜單中將保存類型更改為 PDF。

此步驟至關重要，因為它確保您的電子郵件以正確的格式保存。

第 5 步：命名您的文件並單擊“保存”

為您的 PDF 指定一個您容易記住的名稱，然後選擇您想要將其保存在計算機上的位置。

單擊“保存”後，您的電子郵件將轉換為 PDF 並保存到您選擇的位置。

完成這些步驟後，您的 Outlook 電子郵件將另存為 PDF。您現在可以根據需要輕鬆訪問、共享或存儲它。就這麼簡單！

在 Windows 中將 Outlook 電子郵件另存為 PDF 的提示

• 確保您的 Outlook 已更新到最新版本以獲得最佳體驗。
• 如果您要保存多封電子郵件，請先將它們整理到文件夾中，以使過程更順利。
• 如果您需要更改已保存的電子郵件，請考慮使用 PDF 編輯器。
• 請務必備份您的 PDF，以防數據丟失。
• 為您的 PDF 文件使用描述性名稱，以便您以後可以輕鬆找到它們。

常見問題解答

如何將整個電子郵件線程另存為 PDF？

您可以通過打開對話中的第一封電子郵件、按照上述步驟操作並確保所有消息均已展開來保存電子郵件線程。

更多閱讀：在 Outlook 中安排電子郵件：定時發送指南

我也可以將附件另存為 PDF 嗎？

附件需要單獨保存，但許多文件類型可以使用其他軟件轉換為 PDF。

是否可以在 Mac 上將 Outlook 電子郵件另存為 PDF？

是的，該過程在 Mac 上類似，但根據您使用的 Outlook 版本略有不同。

我可以從 Outlook Web 應用程序將電子郵件另存為 PDF 嗎？

目前，Outlook Web 應用程序不支持直接將電子郵件另存為 PDF，但您可以使用 Web 瀏覽器的打印功能打印為 PDF。

我可以保存為 PDF 的電子郵件數量有限制嗎？

沒有限制，但一次保存大量電子郵件可能非常耗時，因此最好先對它們進行組織。

概括

1. 打開您要保存的電子郵件。
2. 單擊頂部菜單上的“文件”。
3. 選擇“另存為”或“打印”。
4. 選擇“PDF”作為保存類型。
5. 為您的文件命名並單擊“保存”。

結論

將 Outlook 電子郵件另存為 PDF 是一項方便的技能，可以為您省去很多麻煩。無論您是歸檔重要的信件、準備會議文檔還是保護法律事務的證據，將電子郵件轉換為 PDF 都可以確保內容完全按照 Outlook 中的顯示方式保留。此外，PDF 已被廣泛接受，並且可以在不同的設備和操作系統上輕鬆訪問，這使其成為存儲和共享電子郵件內容的完美格式。

請記住按照本文中概述的步驟進行操作，您會發現在 Windows 中將 Outlook 電子郵件另存為 PDF 是一件輕而易舉的事。並且不要忘記提示和常見問題解答 - 它們將幫助您解決一路上出現的任何問題，並使整個過程更加順利。

因此，下次當您發現自己需要為後代保存電子郵件時，請參閱本指南並立即完成。存檔愉快！