如何在 Outlook 中創建自動回复：分步指南

在 Outlook 中創建自動回复非常簡單。無論您是出去吃一頓快餐還是去度兩週的假期，設置自動回复都可以讓您的聯繫人隨時了解情況並輕鬆自在。以下介紹瞭如何通過幾個步驟在 Outlook 中快速設置自動回复。

在我們深入了解這些步驟之前，讓我們先了解一下我們想要實現的目標。在 Outlook 中設置自動回复可讓您向在指定時間段內向您發送電子郵件的任何人發送自動消息。當您無法立即回復電子郵件時，這尤其有用。

第 1 步：打開 Outlook 並單擊“文件”

首先，您需要打開 Outlook 應用程序。

進入 Outlook 後，單擊屏幕左上角的“文件”。這將打開帳戶信息部分。

第 2 步：選擇“自動回复”

單擊“文件”後，您將看到選項列表。查找並單擊“自動回复（不在辦公室）”。

選擇“自動回复”會打開一個新窗口，您可以在其中設置自動回复消息。

第 3 步：選擇“發送自動回复”

在“自動回复”窗口中，您可以選擇“不發送自動回复”或“發送自動回复”。確保選擇“發送自動回复”。

選擇後，您可以根據需要指定自動回复的開始和結束時間。這是可選的，但對於假期或特定事件很有用。

第 4 步：編寫您的自動回复消息

現在，是時候編寫人們在向您發送電子郵件時會收到的消息了。

有兩個選項卡 - “我的組織內部”和“我的組織外部”。您可以為公司內部和外部的人員設置不同的消息。如果您想向同事提供更詳細的信息，這會很有用。

第 5 步：設置規則（可選）

如果您想嘗試一下，可以單擊“自動回复”窗口左下角的“規則...”，為自動回復設置特定條件。

此步驟是可選的，但它允許您針對特定人員或消息類型定制自動回复。

更多閱讀：如何創建 Outlook 電子郵件過濾器：分步指南

第 6 步：單擊“確定”保存您的設置

對消息和設置感到滿意後，單擊“確定”保存所有內容。

現在，您的自動回复已設置完畢，並將按照您指定的方式回複收到的電子郵件。

完成這些步驟後，Outlook 將使用您設置的郵件自動回复傳入郵件。當您指定的結束時間到達時，如果您設置了時間範圍，自動回復將自動關閉。如果沒有，您需要按照相同的步驟並選擇“不發送自動回复”來手動關閉自動回复。

• 確保您的自動回复消息清晰簡潔。
• 在自動回复消息中包含您缺席的時間範圍。
• 如有緊急情況，請在自動回复消息中提及替代聯繫人。
• 查看您公司的自動回复政策，因為有些政策有具體的準則。
• 如果您沒有設置結束時間，請記住在返回時關閉自動回复。

常見問題解答

我可以為特定聯繫人設置自動回复嗎？

是的，您可以在第 5 步中為特定聯繫人設置規則，以相應地定制您的自動回复。

自動回复只會在我指定的時間範圍內發送嗎？

如果您設置開始和結束時間，則僅在該時間段內發送自動回复。

我可以向同事和外部聯繫人發送不同的消息嗎？

是的，您可以通過使用“我的組織內部”和“我的組織外部”選項卡向內部和外部聯繫人發送不同的消息。

如果我忘記關閉自動回复怎麼辦？

如果您沒有設置結束時間，則需要返回“自動回复”並選擇“不發送自動回复”來手動將其關閉。

如果 Outlook 關閉，自動回復會起作用嗎？

是的，即使 Outlook 關閉，自動回復也會起作用，因為它們是由服務器處理的。

概括

1. 打開 Outlook 並單擊“文件”
2. 選擇“自動回复”
3. 選擇“發送自動回复”
4. 編寫您的自動回复消息
5. 設置規則（可選）
6. 單擊“確定”保存設置

結論

在 Outlook 中設置自動回復是在您不在時管理電子郵件的一種簡單而有效的方法。它確保您的聯繫人不會被蒙在鼓裡，不知道您為什麼沒有回复。這個過程只​​需幾分鐘，但好處是持久的。印像很重要，自動回复可能是顯得反應遲鈍和考慮聯繫人時間的區別。

請記住，良好的自動回复的關鍵是清晰和簡潔。您希望您的信息能夠被理解而不會產生任何混亂。而且，如果您沒有指定結束時間，請不要忘記設置提醒以關閉自動回复。通過這些提示和步驟，您將像專業人士一樣在 Outlook 中創建有效的自動回复。快樂發送電子郵件！