[Outlook] 如何导出/导入分类规则

Eva

2025-05-11

本文推荐给以下人群：

想要与其他电脑或同事共享 Outlook 排序规则的人
想要备份 Outlook 排序规则的人
想了解如何导出/导入 Outlook 排序规则的用户

Outlook排序规则是一个很有用的功能，可以大大提高工作效率。如果您经常收到电子邮件，这一点至关重要，因为它会根据特定条件自动对电子邮件进行排序和分类。

如果您想与其他电脑或同事共享这些排序规则，或者迁移到新电脑时，从头开始设置规则可能会很麻烦。这就是导入和导出派上用场的地方。

特别是，即使出现问题并且规则消失，您也可以从备份的导出数据中恢复它们。此外，通过在团队之间共享相同的规则，工作标准化得以进步。

这种轻松而高效的功能对于许多使用 Outlook 进行工作的人来说非常有用。

在本文中，我们将使用实际屏幕以易于理解的方式解释实用要点，从如何导出排序规则以便它们可以在其他设备上使用，到导入时的注意事项以及故障排除。

导出和导入 Outlook 排序规则可能看起来很复杂，但一旦您知道如何操作，只需 5 分钟。
这比在新电脑上注册新的排序规则要容易得多，请熟练掌握。

出口/进口前需要准备的事项

在导出和导入 Outlook 规则之前，您可以通过做一些准备工作来提高成功率。检查以下几点以确保顺利导出/导入。

检查排序规则在您当前的电脑上是否正常工作

一、出口检查排序规则在您当前的电脑上是否正常工作这很重要。
如果规则配置不正确，导出后导入目的地将继承相同的设置错误，并且电子邮件将不会按预期排序。
请检查您的规则设置是否没有问题以及您的电子邮件是否已正确分类。

例如，如果您设置规则将文件排序到特定文件夹中，那么最好测试该规则是否按预期工作。
如果您有任何问题，请修复此处的规则，以确保导出前一切正常。

检查并记录文件夹结构

排序规则自动将电子邮件排序到指定的文件夹中。
导入时，如果 Outlook 上的文件夹名称与导入源的设置不匹配，则会出现错误。我会。
因此，在导出之前检查并记录目标文件夹结构非常重要。

记下文件夹结构时，如果保存屏幕截图或列出文件夹名称，将更容易管理。
特别是在导出多个规则时，了解哪些规则与哪些文件夹关联会很有帮助，因为导入后很容易出现错误。

保护数据存储位置以进行备份

准备一个U盘或云存储，用于安全存储导出的排序规则文件。导出的文件以“.rwz”格式保存，这是一种只能由 Outlook 读取的特殊格式。
万一文件丢失或损坏，设置将无法保留，因此建议准备多个存储位置。

谷歌云端硬盘或者云端硬盘云存储在迁移数据时特别有用，因为它允许您在不同设备之间轻松共享文件。
从安全角度来看，USB 存储器也很有效，因为它允许您将文件物理存储为外部存储。

由于这是重要的设置信息，因此请选择可防止数据丢失的备份方法。

导出排序规则的步骤

准备就绪后，请使用以下步骤导出 Outlook 分类规则。

步启动 Outlook，然后单击左上角的[文件]

首先，启动Outlook，点击左上角单击[文件]请。

导出分类规则的步骤步骤1 启动Outlook，点击左上角【文件】

步单击管理规则和通知

单击“文件”打开 Outlook 主屏幕，其中“帐户信息”用大写字母书写。

在其中单击管理规则和通知请。

步点击【选项】

当您单击[管理排序规则和通知]时，将出现一个标有“排序规则和通知”的窗口。

在其中点击【选项】请。

要导出，必须在标有“排序规则（按标准顺序应用）”的区域中显示一个或多个排序规则。

步点击【导出排序规则】

当您单击[选项]时，将出现一个标有“选项”的窗口。

在其中点击【导出排序规则】请。

步选择保存目标文件夹并单击[打开]

单击[导出排序规则(E)]时，将出现一个窗口，您可以在其中选择导出目标文件夹。

选择目标文件夹，点击右下角【打开】请。

有关的：如何安排邮件发送 Gmail｜Outlook｜Outlook.com

步确定文件名并单击[保存]

单击[打开]以打开所选文件夹。

最后确定文件名，然后点击右下角的【保存】请。

更改文件名时，不要更改末尾的.rwz。

步验证指定文件夹中是否保存了.rwz格式文件

单击【保存】，将扩展名为.rwz的文件保存到指定文件夹中。

文件扩展名是“.”之后的 3-4 个字符部分。（点）位于文件名末尾，用于标识文件类型。例如，“.jpg”表示图像文件，“.pdf”表示PDF文件，“.docx”表示Word文档。
默认情况下，Windows 隐藏文件扩展名，因此如果您想检查文件扩展名，请单击“显示文件扩展名”。有需要。

至此，排序规则导出完成。

导入排序规则的步骤

下一步是导入导出的 Outlook 规则。

导出的排序规则文件（.rwz文件），谷歌云端硬盘或者云端硬盘请使用云存储（例如，或 USB 存储器）将其移动到新计算机的本地驱动器。

步启动 Outlook，然后单击左上角的[文件]

首先，启动Outlook，点击左上角单击[文件]请。

步单击管理规则和通知

单击“文件”打开 Outlook 主屏幕，其中“帐户信息”用大写字母书写。

在其中单击管理规则和通知请。

步点击【选项】

当您单击[管理排序规则和通知]时，将出现一个标有“排序规则和通知”的窗口。

在其中点击【选项】请。

步点击【导入排序规则】

当您单击[选项]时，将出现一个标有“选项”的窗口。

在其中点击【导入排序规则】请。

步选择需要导入的排序规则文件（.rwz格式），点击【打开】。

单击[导入排序规则(I)]时，将显示选择要导入的文件的屏幕。

选择需要导入的排序规则文件（.rwz格式），点击右下角【打开】。请。

步验证规则是否正确导入

单击【打开】导入分类规则并将其添加到 Outlook 中。

至此，排序规则导入完成。

导出/导入时的注意事项及错误对策

与导出/导入期间的排序规则相关如果文件夹名称与导入目标不匹配，则会发生错误。我会。

示例：假设您设置了一个排序规则，可以自动将销售团队每天收到的“报价请求电子邮件”排序到名为“报价请求”的文件夹中。
- 在导出源 PC 上，此规则将导致电子邮件被分类到名为“Request for Quotation”的文件夹中。
- 当您将此排序规则导入到新电脑时，如果 Outlook 中尚不存在名为“Request for Quotation”的文件夹，则会出现错误。这是因为排序规则找不到电子邮件应排序到的文件夹。

在这种情况下，请记下导出时使用的文件夹名称，并预先在导入目的地创建一个同名的文件夹。

此外，如果导出文件损坏，导出/导入操作将失败。
在这种情况下，重新导出并检查是否正确保存非常重要。

同样重要的是不要更改文件名，以避免导出文件无效。

我们整理了一些有关如何导出/导入 Outlook 规则的常见问题和解答。

导出排序规则的文件是什么格式？

在 Outlook 中，规则以称为“.rwz”的特殊格式导出。

我可以将导出的排序规则文件与其他电子邮件软件一起使用吗？

不可以，“.rwz”格式是 Outlook 独有的文件格式，因此不能与其他电子邮件软件一起使用。

当我导入导出的规则时，现有规则会发生什么情况？

导入的规则将添加到现有规则中，并且不会覆盖它们。如果您有重复的规则，我们建议您稍后手动清理它们。

导入时出现错误“找不到目标文件夹”。我应该怎么办？

当导入目的地中不存在指定为排序目的地的文件夹时，会发生此错误。导入之前，请在 Outlook 中创建与导出源相同的文件夹。

我可以编辑导出文件的内容吗？

不可以，导出的“.rwz”文件是 Outlook 独有的格式，无法在其他应用程序中编辑。

我可以从旧版本的 Outlook 导入到新版本吗？

是的，它在不同版本的 Outlook 之间兼容，因此即使您有不同版本也可以导入它。

我可以导入相同的规则以便公司中的多人可以使用它吗？

是的，您可以通过共享和导入导出的“.rwz”文件来在多台电脑上设置相同的规则。

我导入的一些规则无法正常工作，我该怎么办？

请检查导入目标 Outlook 中是否存在指定的文件夹。需要与导出源相同的文件夹结构。

导出时是否可以省略某些规则？

不会，导出时会保存所有规则。稍后删除 Outlook 中不必要的规则。

导出文件的文件名可以改吗？

是的，您可以更改文件名，但请不要更改扩展名“.rwz”。

规则不会在导入后立即生效。我应该怎么办？

通常会立即生效，但如果没有，请重新启动 Outlook，肯定会生效。

导入排序规则文件会被删除吗？

不会，即使导入后文件仍保持完整，因此您可以将其导入到多台计算机上。

导出我的规则需要多长时间？

导出本身需要几秒钟的时间。

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