Outlook 加密邮件的做法：新建邮件，打开「选项」选项卡，点「加密」，选择「加密」或「不可转发」，然后照常写信发送。这个按钮用的是 Microsoft Purview 邮件加密，需要 Microsoft 365 个人版/家庭版订阅，或符合条件的工作、学校套餐。Outlook 还支持另一种叫 S/MIME 的方式，需要数字证书。本文覆盖新版 Outlook、经典版 Outlook for Windows、网页版 Outlook、Outlook.com 和 Mac 版。步骤参考微软官方支持文档。
Outlook 的两种加密方式有什么区别
| 对比项 | Purview 邮件加密 | S/MIME |
|---|---|---|
| 入口 | 「选项」选项卡里的「加密」按钮 | 邮件或 Outlook 设置中的 S/MIME 选项 |
| 你需要什么 | 包含该功能的订阅 | 已安装的数字证书 |
| 收件人需要什么 | 无特殊要求，非 Outlook 用户在浏览器中打开 | 支持 S/MIME 的邮件应用，且你要先拿到对方证书 |
| 可选操作 | 加密、不可转发 | 加密、数字签名或两者 |
| 适合谁 | 个人用户和大多数企业 | 已经发放证书的组织 |
微软提醒：不要在已经用 S/MIME 签名或加密的邮件上再套用 Purview 加密。
使用前提
- 个人账号：需要 Microsoft 365 个人版或家庭版。免费的 Outlook.com 账号没有加密按钮。
- 工作或学校账号：需要含 Purview 邮件加密的套餐，例如 Office 365 与 Microsoft 365 企业版 E3、E5，Microsoft 365 商业高级版，Office 365 A1、A3、A5 以及政府版 G3、G5。
- 其他工作套餐：如 Microsoft 365 商业基础版、标准版、Office 365 E1、F3 和 Exchange Online 计划 1/2，需要额外的 Azure Information Protection 计划 1，由 IT 管理员配置。
- 仅 S/MIME：需要证书颁发机构或所在组织发放的证书，并需要收件人的证书。
新版 Outlook：加密一封邮件
- 新建一封邮件。
- 点邮件顶部的「选项」选项卡。
- 点「加密」，弹出菜单。
- 选择「加密」或「不可转发」。
- 写好邮件，点「发送」。
发送前改主意了，再点一次「加密」，选「未设置权限」即可。邮件一旦发出，就不能再去掉加密。
「加密」和「不可转发」有什么不同
- 加密：邮件保持加密，收件人可以阅读、回复和转发。经典版 Outlook 的工作账号可能显示为「仅加密」。
- 不可转发：邮件保持加密，且不能转发、复制；商业账号中还不能打印。附件里的 Word、Excel、PowerPoint 文件下载后仍受保护，PDF 和图片这类附件下载后则不受保护。
- 未设置权限：默认状态。Outlook 用 TLS 保护传输过程，但邮件到达对方邮箱服务商后不一定继续保持加密。
老格式的 .doc、.xls、.ppt 保护效果不同，建议先另存为 .docx、.xlsx、.pptx。整封邮件含附件最大 25 MB。
经典版 Outlook for Windows
适用于 Microsoft 365 中的经典 Outlook、Outlook 2024 和 2021，特征是左上角有「文件」选项卡。
- 新建邮件，在邮件窗口选「选项」选项卡。
- 点「加密」。
- 选「加密」（或「仅加密」）或「不可转发」。
- 写好邮件并发送。
已安装证书时，同一菜单里可能多出 S/MIME 选项。想让所有外发邮件都用 S/MIME：文件 › 选项 › 信任中心 › 信任中心设置 › 电子邮件安全性，勾选「加密外发邮件的内容和附件」。具体选项会因版本和账号类型而略有不同。另外建议保持 Outlook 更新，微软在 2026 年 2 月修复过一个导致部分经典版用户打不开「仅加密」邮件的问题。
网页版 Outlook 和 Outlook.com
- 在浏览器登录 Outlook。
- 新建邮件，点上方的「选项」。
- 点「加密」，选「加密」或「不可转发」。
- 写好邮件并发送。
适用于带 Microsoft 365 个人版或家庭版订阅的 Outlook.com，以及带合格工作、学校账号的网页版。桌面版里找不到按钮时，可以用同一账号在网页版试试。
Mac 版 Outlook
微软给 Mac 版提供的是 S/MIME 方式：钥匙串里要有你的证书，并把每位收件人的证书保存在其联系人信息中。
- 打开「Outlook」菜单，选「账户」。
- 选中发信账户，点「安全性」。
- 在「证书」处选你的证书（只会列出可用于签名或加密的证书）。
- 点确定并关闭账户窗口。
- 新建邮件，点「更多项目」，选「S/MIME › 使用 S/MIME 加密」。
- 写好邮件并发送。
看不到 S/MIME 就在自定义工具栏里添加。部分 Microsoft 365 账号的 Mac 版也有「选项」里的加密按钮，取决于账号和版本；没有的话，改用网页版发送。
新版 Outlook 中使用 S/MIME
只有手上有证书才适用。新版 Outlook 不会替你导入证书，要先自己安装；发给组织外的人时，对方证书也要装在你的电脑上。
- 新建邮件。
- 点「选项 › 更多选项」。
- 勾选「加密此邮件 (S/MIME)」。
- 点确定。
- 点发送。如果提示某位收件人无法解密，可以选择仍然发送、删除该收件人或重试。
同一窗口里还有「对此邮件进行数字签名 (S/MIME)」，签名能证明邮件来自你且未被改动；如果要请求已读或送达回执，也必须勾选数字签名。想对所有邮件加密：设置 › 邮件 › S/MIME，勾选「加密我发送的所有邮件的内容和附件」，对新邮件、回复和转发都生效，取消勾选即恢复。
收件人会看到什么
- Outlook.com 和 Microsoft 365 用户：在新版 Outlook、网页版、手机版和 2019 及以上的经典版里，像普通邮件一样阅读和回复，顶部横幅会列出限制。
- Gmail 用户：收到带链接的邮件，点「阅读邮件」后用 Google 账号登录并授权，邮件在新的浏览器标签页中打开，而不是在 Gmail 窗口内。
- 雅虎等其他邮箱：点「阅读邮件」后，微软会发送一次性验证码，15 分钟内有效。
他们可以在那个网页里直接回复，不需要 Microsoft 365 订阅。S/MIME 则不同：对方的邮件应用必须支持 S/MIME 并持有对应私钥，满足时自动解密，否则无法阅读。
怎么确认邮件已加密
- 发送前，看邮件正文上方有没有提示邮件已加密的说明，不同版本措辞略有差异。
- 发送后，到「已发送邮件」里打开，加密邮件会有锁图标或限制横幅。
- 想彻底验证，就发给自己的另一个邮箱，在那边打开看看。
加密按钮找不到或是灰色，怎么办
- 先新建邮件：按钮在邮件窗口的「选项」选项卡里，不在 Outlook 主窗口。
- 检查发信账户：加密属于邮箱本身，免费 Outlook.com，或添加到 Outlook 的 Gmail、雅虎账号都没有这个功能。
- 检查订阅：个人账号需要 Microsoft 365 个人版或家庭版，工作账号需要上文列出的套餐。
- 试试网页版：用同一账号登录浏览器，看「选项」里有没有。
- 联系 IT 管理员：工作账号需要组织授权并开启加密。
- 更新 Outlook：旧版本可能缺少选项或存在已知错误。
如果问题出在 S/MIME，原因几乎总是证书：自己的没装好，或者没有收件人的公钥。公司内部通常能从通讯录自动获取；对组织外的联系人，请对方先给你发一封带数字签名的邮件。
常见问题（FAQ）
Outlook 加密是免费的吗？
不是。个人账号需要 Microsoft 365 个人版或家庭版，工作账号取决于组织购买的套餐。免费 Outlook.com 仍用 TLS 保护传输，但没有加密按钮。
对方没有 Outlook 能看加密邮件吗？
可以。Gmail 用户用 Google 账号登录，其他人用微软发来的一次性验证码，邮件在浏览器里打开。
手机上能加密邮件吗？
收件人可以在 iPhone 和安卓版 Outlook 里阅读加密邮件。发送选项取决于账号类型，最稳妥的还是电脑端或网页版。
附件也会被加密吗？
在邮件内时会。选「不可转发」后，当前格式的 Word、Excel、PowerPoint 下载后仍受保护，PDF 和图片则不会，除非组织启用了 PDF 加密。需要更高保护，可以先给 Word 文档单独设置密码。
发出后能撤销加密吗？
不能。部分工作账号可以在网页版 Outlook 里撤销受保护的邮件，可咨询 IT 管理员。
建议先给自己的另一个邮箱发一封开启了「加密」的测试邮件，看看收件人实际会看到什么。参考来源：微软支持文档「在 Outlook 中发送 S/MIME 或 Microsoft Purview 加密邮件」「使用 Microsoft 365 个人版或家庭版订阅发送加密邮件」。