先说结论：在 Word 里嵌入文档，点 Insert（插入）选项卡，在 Text（文本）组里点 Object（对象），切到 Create from File（由文件创建）标签，点 Browse（浏览）选好文件再点 Insert，需要的话勾选 Display as icon（显示为图标）或 Link to file（链接到文件），最后点 OK。
您是不是想让一份表格、一个 PDF 或另一个 Word 文件，跟着当前文档一起走，别再单独发一堆附件？下面的步骤针对 Word 桌面版（Microsoft 365 以及 Word 2016 到 2024），小编按顺序给您讲清。
先想清楚：嵌入、链接还是插入文字
“把文档放进 Word”其实有三种意思，保存和分享之后的表现差别很大。
- 嵌入（Embed）：文件的完整副本存进 Word 文档里。微软对链接与嵌入对象的说明是，嵌入对象一旦插入，就成了 Word 文件的一部分，不再属于源文件。
- 链接（Link）：Word 只存源文件的位置，显示的是它数据的一种呈现。内容仍留在原文件里。
- 插入文字（Text from File）：另一份 Word 文档的文字和格式，作为普通可编辑文字复制进来，没有对象，也没有图标。
| 您的目标 | 最佳选择 | 原因 |
|---|---|---|
| 发邮件，想一个文件装下所有内容 | 嵌入 | 收件人拿到的文档里已经带着那个文件 |
| 总要显示来源文件的最新数字 | 链接 | 链接对象可以在源文件改动后更新 |
| 想让 Word 文件小一点 | 链接 | Word 存的是指针，不是副本 |
| 把几个章节或报告合并成一份文档 | 插入文字 | 文字成为文档的一部分，可以直接编辑和排版 |
方法一：把文件作为对象嵌入
下面的步骤对应微软官方的“在 Word 中插入对象”说明。文档重要的话，先另存一份副本，方便前后对比。
- 点一下想让嵌入文件出现的位置。
- 在 Insert 选项卡的 Text 组里点 Object。如果旁边有个小箭头，就点按钮主体，或从菜单里选 Object。
- 在 Object 对话框里，切到 Create from File 标签。
- 点 Browse，找到文件，点 Insert，文件路径会出现在 File name 框里。
- 决定它的显示方式：Display as icon 不勾选，显示的是文件第一页；勾选，则显示成可点击的图标。Link to file 不勾选，就是嵌入。
- 点 OK。
勾选 Display as icon 后，Change Icon 按钮就能用了，可以换图标或改图标下方的说明文字。比如写成“预算表（双击打开）”，读者一看就知道该怎么操作。
同一个对话框里的 Create New 标签，是从头新建对象用的，比如一张空白工作表，要在 Object type 列表里选类型。文件已经有了，就用 Create from File。
方法二：改用链接
步骤一样，只是在点 OK 之前勾选 Link to file。微软说明，源文件修改后，链接对象可以更新，所以每月的报告要引入一份您一直在改的表格时，链接特别合适。
但链接有个前提：Word 文件里只存了源文件的位置，所以源文件得待在原地。一旦移动、改名，或者把 Word 文档发给够不到那个位置的人，链接可能就没法更新数据。大家都从同一个共享位置打开文件时，链接最好用；发邮件的话，还是嵌入更稳。
方法三：插入另一份 Word 文档的文字
如果您想让对方文档的内容变成自己文档的一部分，而不是一个独立对象，就用 Text from File。微软在“在 Word 中插入文档”页面里有说明。
- 点一下想放内容的位置。
- 进入 Insert，点 Object 旁边的箭头。
- 选 Text from File。
- 找到文件，双击它。
- 还想加别的文档，就重复这几步。
如果插进来的几页需要单独的页眉页脚，先插入一个分节符，把文字放进新的一节。微软建议这样做，页眉页脚才只作用于这几页。合并之后还要编页码的话，可以看站内这篇 Word 添加页码的设置教程。
举个例子：要拼一份项目方案，素材是 intro.docx、budget-notes.docx 和 timeline.docx 三个文件。这时可以三个都用 Text from File 合进来，整份方案就能用同一套样式排版；预算表则嵌入成图标放在最后，让审阅人能打开看完整数字。
嵌入之后：打开、编辑和删除
- 打开或编辑：双击对象。微软的例子是嵌入的 Excel 单元格，双击会运行 Excel，让您处理数据。对方要有能打开该文件类型的程序。
- 更新嵌入的副本：嵌入的文件不会跟着原件变。源文件改了，就把对象删掉，重新嵌入新版本。
- 删除：单击选中对象，按 Delete。
- 移动或缩放：直接拖动，或拖角上的控点。显示为第一页的对象，可以像图片一样调整大小。
嵌入 Excel、PowerPoint 和 PDF
同样的 Create from File 步骤适用于大多数常见文件类型，只是效果不同。不勾图标时，嵌入的 Excel 工作簿会在页面里显示表格，双击就能编辑单元格；PowerPoint 文件可以显示为第一张幻灯片；PDF 可以显示为第一页或图标，文档里只会显示那一页。PDF 要显示所有页、或者该不该转换，需要另外处理，这是另一个话题。
如果只是想让读者找到某个文件，不需要它真的待在文档里，直接加个超链接可能更简单。
网页版 Word 和其他限制
网页版 Word 不能插入嵌入对象。微软的网页版与桌面版功能对比，把 Embedded Objects 列为仅桌面版功能，差异说明页也写明：嵌入的文件会保留在文档里，但在浏览器中显示为占位符。所以嵌入请在桌面版里做，之后别人在线打开，对象也还在。
嵌入还会让文档变大，因为整个文件都存在里面。嵌入好几个工作簿或 PDF，可能让文档超过邮箱的附件大小限制。遇到这种情况，改成链接，少显示几个文件，或者用云端链接分享。
怎么确认嵌入成功了
- 保存文档并关闭。
- 重新打开，双击对象。嵌入的文件即使您临时把原文件改名或移走，也应该能打开。
- 对比嵌入前后的文件大小（在资源管理器里右键文件，选属性）。明显变大，说明副本在里面。
常见问题（FAQ）
收件人需要有原文件吗？
嵌入的不需要，副本就在文档里。但他们得有能打开该类型文件的软件才能编辑。链接的文件则需要能访问原来的位置。
手机或平板上能嵌入文件吗？
建议用电脑上的 Word 桌面版。微软的对象说明是针对桌面版写的，并且把嵌入对象列为网页版不可用，所以请在电脑上嵌入，做好后再在任何地方打开。
为什么嵌入的 PDF 只显示一页？
嵌入对象只显示第一页或图标。整个 PDF 仍然存在里面，双击就能用 PDF 阅读器看完所有页。
嵌入的文件改了，文档里会自动变吗？
不会。嵌入的是当时的副本，源文件之后的改动不会同步。要更新，就删掉对象，重新嵌入新版。需要自动更新就用链接。
总结
说白了就是看文件怎么分享：要一个文件带走全部，选嵌入；要保持最新、文件小，选链接；想合并成一份可编辑的文档，选插入文字。操作完记得保存、关闭、重新打开试一遍，再发出去。
信息来源：微软官方帮助中的“在 Word 中插入对象”“在 Word 中插入文档”、链接与嵌入对象的说明，以及 Word 网页版与桌面版的功能对比和差异说明。