保護您的文件：如何安全加密用於電子郵件的 PDF
在信息在互聯網上無縫流動的時代，確保敏感文檔的安全比以往任何時候都更加重要。通過電子郵件共享文件時，保護其內容免遭未經授權的訪問的最佳方法之一是對其進行加密。如果你一直問自己如何加密 PDF 電子郵件或者如何使用密碼保護 PDF，您來對地方了。
本指南將逐步引導您完成如何加密用於電子郵件的 PDF 文件，無論您使用專用軟件還是利用計算機或移動設備上的內置工具。
通過電子郵件發送未加密的文檔可能會將敏感信息暴露給未經授權的訪問。無論您要發送合法文件、醫療記錄還是財務報告，保護您的文件免遭窺探都至關重要。加密 PDF 文件可提供額外的安全層，確保只有目標收件人才能打開它。
當你加密電子郵件 PDF，您實際上是使用密碼鎖定文件，必須向收件人提供該密碼才能訪問其內容。這可以防止黑客或未經許可的任何人讀取或更改文件。此外，加密 PDF 有助於遵守數據保護法規，例如 GDPR 或 HIPAA，這些法規要求安全傳輸敏感信息。
如何在 PC 中安全地加密用於電子郵件的 PDF 文件
如果您在 PC 上撰寫電子郵件並需要加密電子郵件的 PDF，最簡單、最有效的方法之一是使用PD完整版，一款具有強大加密功能的一體化PDF工具。通過使用該軟件，您可以輕鬆密碼保護 PDF並防止未經授權的訪問，確保您的電子郵件保持安全。除了保護 PDF 之外，PDFull 還提供各種用於 PDF 編輯、轉換和管理的工具。
以下是在 PDFull 中加密電子郵件 PDF 的方法：
第 1 步 – 下載並安裝 PDFull：首先在您的 PC 上下載並安裝 PDFull（適用於 Windows 和 macOS）。
第 2 步 – 打開 PDF：啟動 PDFull 並通過單擊“打開要加密的 PDF 文檔”打開文件”在主儀表板中。
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步驟 3 – 加密 PDF：從工具欄中選擇“編輯 > 安全，”然後單擊“設置密碼”選項。系統將提示您為文檔設置密碼。
第 4 步 – 設置密碼：選擇一個強密碼組合字母、數字和特殊字符打開文檔。如需進一步限制打印和復印，您可以設置另一個密碼，以確保文檔的安全。
第 5 步 – 保存加密的 PDF：設置密碼後，將加密的 PDF 文件保存到您的首選位置。
第 6 步 – 通過電子郵件發送 PDF：將加密的 PDF 附加到您的電子郵件並將其發送給收件人。不要忘記通過其他渠道安全地共享密碼，例如打電話或者安全消息傳遞應用程序。
如何在 Gmail 中加密電子郵件的 PDF
Gmail 提供了保密模式幫助保護敏感信息免遭未經授權的訪問，但它本身不支持 PDF 加密。雖然機密模式允許用戶設置到期日期和密碼以防止郵件被轉發、複製、打印或下載，但它不會加密 PDF 本身。
但是，您仍然可以發送加密的 PDF，方法是使用第三方工具（例如 PDFull）對 PDF 進行加密，然後再將其附加到電子郵件中。
為 Gmail 加密 PDF 的步驟：
第 1 步 – 使用 PDFull 加密 PDF：按照上一節中提到的步驟使用密碼加密您的 PDF。
第 2 步 – 撰寫您的電子郵件：打開您的 Gmail 帳戶並點擊“撰寫”開始一封新電子郵件。
第 3 步 – 附加加密的 PDF：將您剛剛從 PDFull 保存的加密 PDF 文件附加到您的電子郵件中。
第 4 步 – 安全共享密碼：在電子郵件中，請勿包含密碼。相反，請通過不同的方法發送密碼，例如電話、加密消息服務或單獨的電子郵件。
通過在通過電子郵件發送 PDF 之前對其進行加密，即使您的電子郵件帳戶受到威脅，您也可以確保文件的安全。
如何在 Mac 上加密電子郵件 PDF 文檔
對於 Mac 用戶，Preview 提供了一種加密電子郵件 PDF 的內置方法。以下是如何使用預覽為 PDF 添加密碼保護：
如何在 Mac 上通過預覽加密 PDF 以發送電子郵件：
第 1 步 – 在預覽中打開 PDF：找到您想要加密的 PDF 文件並使用“預覽”應用程序將其打開。
第 2 步 – 使用密碼導出 PDF：點擊“文件”，然後選擇“出口”。在導出選項窗口中，選中“加密”。
第 3 步 – 設置密碼：將出現提示要求您輸入密碼。選擇一個強密碼來保護您的文件，然後單擊“節省”。
第 4 步 – 通過電子郵件發送加密的 PDF：保存後，您可以將加密的 PDF 附加到您的電子郵件中。與 Gmail 方法一樣，通過安全通道共享密碼。
通過這種簡單的方法，您可以在 Mac 上快速使用密碼保護 PDF 並通過電子郵件安全地發送。
如何使用 WinRAR 或 7-Zip 加密 PDF
對於無法使用 PDFull 等專業 PDF 工具的用戶，您仍然可以通過以下方式加密 PDF：將其壓縮為受密碼保護的 ZIP 文件使用 WinRAR 或 7-Zip 等程序。此方法適用於 Windows 和 Mac 系統。
使用 WinRAR 或 7-Zip 加密 PDF 的步驟：
第 1 步 – 安裝 WinRAR 或 7-Zip：如果您還沒有下載並安裝這些免費壓縮工具之一，請下載並安裝。
第 2 步 – 壓縮 PDF：右鍵單擊 PDF 文件，然後選擇“添加到存檔” (WinRAR) 或 “添加到存檔...”（7-Zip）。
第 3 步 – 設置密碼：在存檔設置中，找到“設置密碼”選項並輸入強密碼。請確保選中加密文件名選項以提高安全性。
第 4 步 – 發送 ZIP 文件：PDF 壓縮並加密後，將 ZIP 文件附加到您的電子郵件中。安全地共享密碼，就像直接加密 PDF 時一樣。
如果您不想使用專門的 PDF 編輯器但仍需要加密用於電子郵件的 PDF，那麼這是一個不錯的選擇。
安全密碼共享的其他提示
當您加密 PDF 電子郵件時，確保密碼安全至關重要。以下是安全共享加密密碼的一些提示：
- 使用安全消息傳遞應用程序：通過 Signal、WhatsApp 等安全平台或直接電話共享密碼。
- 避免在同一電子郵件中發送密碼：切勿將密碼與加密文件放在同一電子郵件中發送。
- 使用多重身份驗證：確保您的電子郵件帳戶受到多重身份驗證的保護，以防止未經授權的訪問。
- 創建強密碼：為每個文檔選擇長、複雜且唯一的密碼。
最後的話
在線交流時傳輸文件時，知道如何加密 PDF 電子郵件對於保護敏感信息至關重要。無論你使用PD完整版、在 Mac 上預覽或使用 WinRAR 或 7-Zip 等第三方工具，每種方法都提供了一種方法密碼保護 PDF並防止未經授權的訪問。請記住，僅加密是不夠的；還需要加密。確保安全地共享您的密碼並使用其他最佳實踐來維護隱私。
