如何使用 Microsoft Word 從 Excel 中提取數據：指南

將數據從 Excel 提取到 Microsoft Word 並不是什麼複雜的事情。這非常簡單。通過使用 Word 中的“郵件合併”功能，您可以快速將 Excel 電子表格中的數據提取到 Word 文檔中。此技術對於生成包含個性化信息（例如信件、標籤或信封）的多個文檔特別有用。現在，讓我們更深入地研究一下！

完成操作後，從 Excel 中提取的數據將顯示在 Microsoft Word 文檔中，以便根據需要進一步編輯或格式化。

介紹

想像一下，您的 Excel 電子表格中有一長串姓名和地址列表，並且您需要為每個聯繫人創建個性化信件。手動將數據複製並粘貼到 Word 中將是一個乏味且耗時的過程。幸運的是，Microsoft Word 有一個內置功能，可以讓您輕鬆地從 Excel 中提取數據。此過程不僅節省時間，還減少手動輸入數據​​時經常出現錯誤的機會。

這個主題很重要，因為它為許多個人和企業面臨的常見問題提供了實用的解決方案。無論您是學生、辦公室職員還是小企業主，了解如何在 Excel 和 Word 之間有效地移動數據都可以簡化您的工作流程並提高工作效率。這項技能對於處理大型數據集或需要生成具有相似格式但個性化內容的多個文檔的任何人尤其重要。

以下步驟將指導您完成使用 Microsoft Word 從 Excel 電子表格中提取數據的過程。

第 1 步：打開 Microsoft Word

在 Microsoft Word 中打開一個新文檔。

從新的 Word 文檔開始可確保您的數據提取過程從頭開始。在開始提取之前，請確保使用適當的名稱保存文檔。

第 2 步：導航至“郵件”選項卡

單擊 Word 功能區中的“郵件”選項卡。

“郵件”選項卡包含數據提取過程所需的工具，包括“開始郵件合併”和“選擇收件人”功能。

步驟 3：選擇“開始郵件合併”

選擇您要創建的文檔類型，例如信件、信封或標籤。

選擇正確的文檔類型將為您將從 Excel 中提取的數據設置佈局和格式。

第 4 步：點擊“選擇收件人”

選擇“使用現有列表”並導航到您的 Excel 文件。

通過選擇“使用現有列表”，您將告訴 Word 從預先存在的 Excel 電子表格中提取數據。確保您知道 Excel 文件在計算機上的位置。

第 5 步：選擇您的 Excel 文件

查找並選擇包含要提取的數據的 Excel 文件。

選擇文件後，Word 將要求您在 Excel 文件中選擇包含數據的工作表。

第 6 步：插入合併字段

將合併字段插入 Word 文檔中要顯示 Excel 數據的位置。

合併字段充當數據的佔位符。完成合併後，這些字段將替換為 Excel 電子表格中的實際數據。

第 7 步：預覽您的文檔

使用“預覽結果”按鈕查看 Excel 中的數據在 Word 文檔中的外觀。

預覽使您可以在最終確定文檔之前發現任何潛在的格式問題或錯誤。

第8步：完成合併

對預覽感到滿意後，單擊“完成並合併”即可完成該過程。

單擊“完成並合併”後，您可以選擇編輯單個文檔、直接打印它們或通過電子郵件發送它們。

閱讀更多：如何自動從網站提取數據到 Excel：分步指南

優點

益處	解釋
省時	使用Word 的“郵件合併”功能提取數據比手動複製和粘貼數據要快得多。它使該過程自動化，使您可以處理其他任務。
減少錯誤	自動化最大限度地減少了人為錯誤的可能性，確保所有文檔中的數據一致且準確。
定制化	“郵件合併”使您能夠創建個性化文檔，這可以提高郵件的響應率或增強客戶參與度。

缺點

退稅	解釋
僅限於結構化數據	“郵件合併”功能最適合處理結構化數據。如果您的 Excel 數據不是以表格或列表格式組織的，您可能會遇到困難。
學習曲線	有些用戶一開始可能會覺得“郵件合併”功能很複雜。需要練習才能熟練有效地使用它。
軟件兼容性	您需要具有兼容版本的 Excel 和 Word 才能順利完成此過程。舊版本或不匹配的版本可能會導致錯誤或不兼容問題。

附加信息

使用 Microsoft Word 從 Excel 中提取數據時，必須確保 Excel 電子表格組織良好。數據應以表格格式排列，每列都有清晰的標題。這種結構將使 Word 更容易識別並將正確的信息提取到文檔中。

另一個提示是在完成合併之前仔細檢查 Word 中的合併字段。字段放置或命名錯誤可能會導致將不正確的數據插入到文檔中。快速回顧可以讓您避免日後潛在的麻煩。

請記住，“郵件合併”功能不僅僅適用於信件。您可以使用它來創建自定義標籤、信封甚至目錄。可能性非常廣泛，只要有一點創造力，您就可以將此技術應用於各種文檔創建任務。

概括

1. 打開微軟Word。
2. 導航到“郵件”選項卡。
3. 選擇“開始郵件合併”。
4. 單擊“選擇收件人”。
5. 選擇您的 Excel 文件。
6. 插入合併字段。
7. 預覽您的文檔。
8. 完成合併。

常見問題解答

我可以將“郵件合併”與 Google 表格一起使用嗎？

是的，您可以通過將工作表另存為 Excel 文件或使用第三方加載項，將“郵件合併”與 Google 表格結合使用。

如果我需要更新 Excel 文件中的數據怎麼辦？

您可以隨時更新 Excel 文件中的數據。只需確保刷新 Word 中的數據源以反映更改即可。

我可以使用“郵件合併”包含圖像嗎？

是的，您可以使用“IncludePicture”合併字段包含圖像，儘管該過程比合併文本稍微複雜一些。

我可以一次合併多少條記錄？

可以合併的記錄數量沒有設定限制，但極大的數據集可能會減慢該過程。

如果我犯了錯誤，我可以撤消合併嗎？

一旦合併完成，您就無法撤消它。但是，您始終可以使用正確的數據再次啟動“郵件合併”過程。

結論

掌握“郵件合併”功能將數據從 Excel 提取到 Microsoft Word 可以改變遊戲規則。它是一個強大的工具，可以提升您的文檔創建過程，使其更加高效和專業。無論您是生成個性化信件、創建自定義標籤還是設置郵件列表，在 Excel 和 Word 之間無縫傳輸數據的能力都是一項寶貴的技能。所以，來吧，嘗試一下。誰知道？你可能只是想知道如果沒有它你是如何度過的。