如何離開辦公室使用 Outlook：分步指南
在 Outlook 上發送外出消息非常簡單。只需打開 Outlook，單擊“文件”選項卡，選擇“自動回复”，選擇您的選項，然後輸入消息即可。您甚至可以設置您離開的時間範圍。瞧！您已準備好享受假期，而不必擔心收件箱。
在您趕去度過這個急需的假期之前，您需要讓您的同事和客戶知道您離開了。在 Outlook 中設置外出消息是執行此操作的完美方法。方法如下：
第 1 步：打開 Outlook
打開 Outlook 應用程序即可開始。
打開 Outlook 時，您將看到收件箱和其他文件夾。但要設置外出消息，您需要轉到位於窗口左上角的“文件”選項卡。
第 2 步：單擊“文件”選項卡
單擊 Outlook 窗口左上角的“文件”選項卡。
單擊“文件”選項卡後，將出現一個菜單。查找“自動回复”按鈕。您可以在此處設置外出消息。
第 3 步：選擇自動回复
從“文件”選項卡菜單中選擇“自動回复”。
單擊“自動回复”後，將彈出一個新窗口。您可以在此處決定外出消息的具體內容。
第 4 步：選擇您的選項
選擇外出消息的選項。
您有兩個選擇：“發送自動回复”或“不發送自動回复”。確保選擇“發送自動回复”。您還可以設置缺勤的時間範圍。
第 5 步：輸入您的消息
在提供的空間中輸入您的外出消息。
您的信息要清晰簡潔。讓人們知道您何時回來以及您不在時可以聯繫誰。完成後，單擊“確定”，您的消息就設置好了！
完成這些步驟後，您的外出消息將在您指定的時間內有效。在此期間向您發送電子郵件的任何人都將收到您的外出回复，您可以順利享受外出時光。
外出時使用 Outlook 的提示
- 確保您的信息清楚地說明您何時返回以及您不在時與誰聯繫。
- 個性化您的消息，即使您不在場也能保持友好的語氣。
- 如果您要為外出消息設置特定範圍，請仔細檢查日期和時間。
- 考慮設置規則來在您離開時處理電子郵件，例如將重要電子郵件轉發給同事。
- 回來後請記得關閉外出消息！
常見問題解答
我可以為 Outlook 中的一個電子郵件帳戶設置外出消息嗎？
是的，如果您在 Outlook 中設置了多個帳戶，則可以為特定電子郵件帳戶設置外出消息。
如果我忘記關閉外出消息會怎樣？
您的外出消息將繼續發送，直到您手動將其關閉，因此請務必記住在您返回時執行此操作。
我可以提前安排外出消息嗎？
絕對地！您可以提前設置外出消息的開始和結束日期。
當我的外出消息開啟時，我還會收到電子郵件嗎？
是的，您會像往常一樣收到電子郵件，但發件人也會收到您不在辦公室的回复。
我可以為組織內部和外部的人員設置不同的消息嗎？
是的，Outlook 允許您為組織內的人員和外部聯繫人設置單獨的消息。
概括
- 打開 Outlook
- 單擊“文件”選項卡
- 選擇自動回复
- 選擇您的選項
- 輸入您的信息
結論
對於計劃離開工作的任何人來說，在 Outlook 中設置外出消息是一項基本技能。這是一個簡單的過程，可確保您的聯繫人獲知您的缺席情況並知道會得到什麼回應。通過遵循上述步驟，您可以確保休假期間順利過渡，保持專業精神和清晰的溝通。請記住，您的外出信息反映了您和您的職業道德，因此請花點時間確保它正確無誤。現在就去享受這當之無愧的休息吧，了解如何離開辦公室，Outlook 將為您提供支持！
