在 Windows 上给 Excel 文件加密码：点击「文件 › 信息 › 保护工作簿 › 用密码进行加密」，输入密码后点「确定」，再输入一次并点「确定」。在 Mac 上：点击「文件 › 密码」，填写「打开权限密码」。保存文件后，每次打开都会要求输入密码。本文适用于 Windows 版 Microsoft 365 Excel、Excel 2024/2021/2019/2016 和 Mac 版 Excel，并说明 Excel 网页版能做什么、不能做什么。
步骤参照 Microsoft 文章《保护 Excel 文件》及《Excel 中的保护和安全》概述。
先看这里：密码丢失无法找回
警告：如果忘记了加密工作簿的密码，这个工作簿也就丢了。Microsoft 明确表示无法帮你找回遗忘的密码，没有重置链接、没有安全问题，也没有任何客服能帮你找回文件。
设置密码前请先做好三件事：
- 先保存好密码：在输入 Excel 之前，把密码存进密码管理器，或写下来放在安全的地方。
- 注意大小写：Excel 密码区分大小写，“Budget”和“budget”是两个不同的密码。确认大写锁定已关闭。
- 考虑是否需要备份：重要文件可以在只有你能访问的地方（如加密硬盘）保留一份未加密的副本。
Microsoft 没有规定密码长度或字符类型，密码强度完全由你决定。
你需要哪种 Excel 保护？
Excel 有四种不同的密码功能，名字相似但作用差别很大，只有第一种能把别人挡在文件之外。
| 功能 | 作用 | 不能做到的 |
|---|---|---|
| 用密码进行加密（打开权限密码） | 加密文件，没有密码任何人都打不开。 | 不限制别人打开后能做什么。 |
| 修改权限密码 | 任何人都能以只读方式打开，只有知道密码的人才能保存修改。 | 不隐藏内容。 |
| 保护工作簿（结构） | 禁止添加、移动、删除、隐藏和重命名工作表。 | 不阻止打开文件或编辑单元格。 |
| 保护工作表 | 禁止修改单个工作表中被锁定的单元格。 | Microsoft 表示它并非安全功能，工作表上的内容仍然可以被查看。 |
这些功能可以组合使用。常见做法是设置打开密码再加上工作表保护，这样即使少数人能打开文件，也无法改动你的公式。
设置前的准备
- Windows 或 Mac 版 Excel 桌面应用，浏览器中无法添加文件密码。
- 已打开工作簿，并有权限保存修改。
- 一个已经妥善保存好的密码。
如何在 Windows 上给 Excel 文件设置密码
以下步骤适用于 Microsoft 365 Excel、Excel 2024/2021/2019/2016。
- 打开工作簿，点击左上角的「文件」。
- 点击左侧的「信息」。
- 点击「保护工作簿」，会弹出保护选项菜单。
- 选择「用密码进行加密」。
- 在「密码」框中输入密码，点击「确定」。
- 在「重新输入密码」框中再次输入相同密码，点击「确定」。
- 保存文件。保存之前，密码不会应用到文件上。
如何在 Mac 上给 Excel 文件设置密码
以下步骤适用于 Mac 版 Microsoft 365 Excel、Excel 2024 for Mac 和 Excel 2021 for Mac。Mac 版 Excel 的文件密码位于屏幕顶部的「文件」菜单中。
- 在 Excel 中打开工作簿。
- 点击屏幕顶部菜单栏中的「文件」。
- 点击「密码」。
- 在「打开权限密码」框中输入密码。
- 点击「确定」。如果 Excel 要求再次输入，重新输入并确认。
- 保存文件。
同一窗口中还有「修改权限密码」框。如果希望别人能查看文件、但编辑需要密码，就改填这一项。
如何确认密码已生效
- 保存并关闭工作簿。
- 重新打开，Excel 应在显示任何数据之前弹出密码提示。
- 输入密码，工作簿正常打开。
如果文件没有提示就直接打开了，说明密码没有保存成功，请重复步骤并再次保存。在删除任何未加密的副本之前，务必先亲自测试一遍密码。
改为设置修改权限密码
希望别人能阅读工作簿、但不能改动你的文件时使用。这是另一个独立的密码，不会加密文件。
Windows 版 Excel：
- 点击「文件」›「另存为」，选择位置或点击「浏览」打开另存为窗口。
- 点击「保存」按钮旁的「工具」，选择「常规选项」。
- 在「修改权限密码」框中输入密码，也可以勾选「建议只读」。
- 点击「确定」，再次输入密码确认后点击「确定」。
- 点击「保存」。
下次有人打开文件时，Excel 会要求输入密码，并提供「只读」按钮。没有密码的人仍可查看数据，也可以用其他文件名另存一份自己的副本。「常规选项」窗口中也有「打开权限密码」框，可以在同一处设置两个密码。
Mac 版 Excel：点击「文件」›「密码」，在「修改权限密码」框中输入密码。
如何保护工作簿结构
结构保护锁定的是工作表的组成，而不是其中的数据，用于禁止添加、删除、重命名、移动、隐藏或取消隐藏工作表。Windows 和 Mac 版的路径相同，但 Mac 版会在同一窗口中的「密码」框和「验证」框各输入一次。
- 点击「审阅」选项卡。
- 点击「保护工作簿」。
- 输入密码。密码是可选的，但不设密码的话任何人都能取消保护。
- 点击「确定」，再次输入密码后再点「确定」。
生效的标志是：「审阅」选项卡上的「保护工作簿」按钮保持高亮，右键单击工作表标签时「插入」「删除」「重命名」「移动或复制」「隐藏」「取消隐藏」等选项不可用。这也是在 Excel 网页版中删除工作表时「删除」变灰的常见原因。
如何保护工作表
工作表保护会阻止修改单个工作表中被锁定的单元格。默认所有单元格都是锁定的，因此在开启保护前，要先解锁允许别人填写的单元格。
- 选中允许别人修改的单元格。
- 右键单击选区，选择「设置单元格格式」，打开「保护」选项卡，取消勾选「锁定」，点击「确定」。
- 点击「审阅」选项卡中的「保护工作表」。
- 勾选允许的操作，例如排序或插入行。
- 按需输入密码，点击「确定」并确认密码。
Mac 版路径相同：「审阅」›「保护工作表」，在「密码」框和「验证」框中各输入一次。请记住，工作表保护只能防止误操作，不能锁住机密数据。
Excel 网页版能做什么、不能做什么
Excel 网页版是通过 OneDrive、SharePoint 或 Microsoft 365 在浏览器中使用的版本。
- 不能添加文件密码：Microsoft 要求在 Excel 桌面版中为工作簿设置密码，浏览器中没有「用密码进行加密」命令。
- 不能修改或删除文件密码：需要在桌面版中打开工作簿操作。
- 可以打开加密的工作簿：Microsoft 当前文档表示，用密码加密的工作簿可以在网页版中查看和编辑，但仍需输入密码。
- 遵守工作表保护：受保护的工作表能在浏览器中加载，但锁定的单元格仍然锁定。Microsoft 表示需要在桌面版 Excel 中打开才能取消保护。
如果文件存放在 OneDrive 或 SharePoint 中，以“仅查看”权限分享给特定的人往往比设置密码更合适，因为这能直接控制谁可以访问文件。
如何修改或删除密码
以下操作都需要当前密码，没有密码就打不开文件，也就无法进入设置。
在 Windows 版 Excel 中删除打开权限密码：
- 用当前密码打开工作簿。
- 点击「文件」›「信息」›「保护工作簿」›「用密码进行加密」。
- 清空「密码」框中的所有内容，点击「确定」。
- 保存文件。
如果要修改密码，在第 3 步中用新密码覆盖旧密码，点击「确定」，再次输入后保存即可。
在 Mac 版 Excel 中删除或修改密码：
- 用当前密码打开工作簿。
- 点击「文件」›「密码」。
- 清空「打开权限密码」框，或输入新密码。如果设置过「修改权限密码」，同样处理。
- 点击「确定」并保存文件。
其他类型的保护：
- 修改权限密码（Windows）：回到「文件」›「另存为」›「工具」›「常规选项」，清空或替换密码，点击「确定」后覆盖保存。
- 工作簿结构：点击「审阅」›「保护工作簿」，输入密码后点击「确定」。
- 工作表：点击「审阅」›「撤销工作表保护」，如设置过密码则输入密码。Windows 上也可以使用「文件」›「信息」›「保护」›「取消保护」。
常见问题排查
找不到「用密码进行加密」
确认你使用的是哪个版本。Excel 网页版没有文件密码命令；Mac 版使用「文件」›「密码」而不是「信息」页面。在浏览器中请先用桌面应用打开文件。如果无法从浏览器启动桌面应用，可以从 Excel 网页版下载副本，再在电脑上的 Excel 中添加密码。
Excel 提示密码不正确
关闭大写锁定后慢慢重新输入，密码区分大小写。如果密码是从别处复制的，检查开头或结尾是否带了空格。
打开文件时没有要求输入密码
你很可能保护的是工作表或工作簿结构，而不是加密了文件；或者关闭时没有保存。请在 Windows 上使用「用密码进行加密」、在 Mac 上使用「打开权限密码」，然后保存。
设置了密码，别人仍然能编辑
打开权限密码不限制打开后的编辑。如果还需要限制修改，请加上工作表保护或修改权限密码。
保护选项呈灰色
文件可能是以只读方式打开的，或者你对共享文件没有编辑权限。把副本保存到自己的电脑上，打开该副本后再试。在公司或学校账户中，组织也可能控制这些设置。
常见问题（FAQ）
忘记 Excel 密码怎么办？
Microsoft 无法找回，文件会一直锁定。唯一可行的办法是使用未加密的备份副本，或设置密码之前保存的旧版本。这就是为什么要在设置密码之前先把它保存好。
密码会保护所有工作表吗？
会。打开权限密码会锁住整个工作簿，直到有人输入密码。文件打开后，除非还保护了工作表或工作簿结构，否则所有工作表都可见且可编辑。
加了密码的 Excel 文件安全吗？
打开权限密码会加密文件，对拿到文件的人是真正有效的保护。但 Microsoft 仍提醒，分发包含信用卡号等敏感信息的加密文件并不总是安全的，共享出去的密码也可能落入他人之手。
应该怎样把密码告诉别人？
与文件分开发送。如果通过邮件发送工作簿，就通过电话或当面告知密码。密码和文件放在同一封邮件里等于没有保护。
能在浏览器中给 Excel 文件加密码吗？
不能。Excel 网页版无法添加文件密码，Microsoft 的加密说明只涵盖 Windows 和 Mac 桌面版，请在桌面版中设置。
文件换到其他应用中打开，密码保护还在吗？
不要指望。工作表和工作簿保护是 Excel 的功能，其他电子表格应用会以各自的方式处理。例如 Google 表格有一套独立的保护工具。
Word 文档也能这样加密吗？
Word 有自己的一套密码和编辑限制功能，入口同样在「文件 › 信息 › 保护文档」中。
下一步
关闭工作簿后重新打开，确认会弹出密码提示且密码有效。然后确保密码保存在一年后你仍然能找到的地方。