如何在 Outlook 中创建自动回复：分步指南

在 Outlook 中创建自动回复非常简单。无论您是出去吃一顿快餐还是去度两周的假期，设置自动回复都可以让您的联系人随时了解情况并轻松自在。以下介绍了如何通过几个步骤在 Outlook 中快速设置自动回复。

在我们深入了解这些步骤之前，让我们先了解一下我们想要实现的目标。在 Outlook 中设置自动回复可让您向在指定时间段内向您发送电子邮件的任何人发送自动消息。当您无法立即回复电子邮件时，这尤其有用。

第 1 步：打开 Outlook 并单击“文件”

首先，您需要打开 Outlook 应用程序。

进入 Outlook 后，单击屏幕左上角的“文件”。这将打开帐户信息部分。

第 2 步：选择“自动回复”

单击“文件”后，您将看到选项列表。查找并单击“自动回复（不在办公室）”。

选择“自动回复”会打开一个新窗口，您可以在其中设置自动回复消息。

第 3 步：选择“发送自动回复”

在“自动回复”窗口中，您可以选择“不发送自动回复”或“发送自动回复”。确保选择“发送自动回复”。

选择后，您可以根据需要指定自动回复的开始和结束时间。这是可选的，但对于假期或特定事件很有用。

第 4 步：编写您的自动回复消息

现在，是时候编写人们在向您发送电子邮件时会收到的消息了。

有两个选项卡 - “我的组织内部”和“我的组织外部”。您可以为公司内部和外部的人员设置不同的消息。如果您想向同事提供更详细的信息，这会很有用。

第 5 步：设置规则（可选）

如果您想尝试一下，可以单击“自动回复”窗口左下角的“规则...”，为自动回复设置特定条件。

此步骤是可选的，但它允许您针对特定人员或消息类型定制自动回复。

更多阅读：如何创建 Outlook 电子邮件过滤器：分步指南

第 6 步：单击“确定”保存您的设置

对消息和设置感到满意后，单击“确定”保存所有内容。

现在，您的自动回复已设置完毕，并将按照您指定的方式回复收到的电子邮件。

完成这些步骤后，Outlook 将使用您设置的邮件自动回复传入邮件。当您指定的结束时间到达时，如果您设置了时间范围，自动回复将自动关闭。如果没有，您需要按照相同的步骤并选择“不发送自动回复”来手动关闭自动回复。

• 确保您的自动回复消息清晰简洁。
• 在自动回复消息中包含您缺席的时间范围。
• 如有紧急情况，请在自动回复消息中提及替代联系人。
• 查看您公司的自动回复政策，因为有些政策有具体的准则。
• 如果您没有设置结束时间，请记住在返回时关闭自动回复。

常见问题解答

我可以为特定联系人设置自动回复吗？

是的，您可以在第 5 步中为特定联系人设置规则，以相应地定制您的自动回复。

自动回复只会在我指定的时间范围内发送吗？

如果您设置开始和结束时间，则仅在该时间段内发送自动回复。

我可以向同事和外部联系人发送不同的消息吗？

是的，您可以通过使用“我的组织内部”和“我的组织外部”选项卡向内部和外部联系人发送不同的消息。

如果我忘记关闭自动回复怎么办？

如果您没有设置结束时间，则需要返回“自动回复”并选择“不发送自动回复”来手动将其关闭。

如果 Outlook 关闭，自动回复会起作用吗？

是的，即使 Outlook 关闭，自动回复也会起作用，因为它们是由服务器处理的。

概括

1. 打开 Outlook 并单击“文件”
2. 选择“自动回复”
3. 选择“发送自动回复”
4. 编写您的自动回复消息
5. 设置规则（可选）
6. 单击“确定”保存设置

结论

在 Outlook 中设置自动回复是在您不在时管理电子邮件的一种简单而有效的方法。它确保您的联系人不会被蒙在鼓里，不知道您为什么没有回复。这个过程只需几分钟，但好处是持久的。印象很重要，自动回复可能是显得反应迟钝和考虑联系人时间的区别。

请记住，良好的自动回复的关键是清晰和简洁。您希望您的信息能够被理解而不会产生任何混乱。而且，如果您没有指定结束时间，请不要忘记设置提醒以关闭自动回复。通过这些提示和步骤，您将像专业人士一样在 Outlook 中创建有效的自动回复。快乐发送电子邮件！