在 Mac 上整理电子邮件的 12 种最佳方法

尽管使用 WhatsApp 等工具和 Instagram 等社交媒体上的消息传递功能越来越受欢迎，但电子邮件仍然在我们的大部分生活中发挥着非常重要的作用，尤其是在工作方面。它仍然是我们所做的一切的核心，以至于我们中的许多人每周都会收到数百封电子邮件发送到我们的工作和个人帐户。这会使跟踪一切变得困难。在本文中，我们将向您展示如何在 Outlook、Gmail 和内置 Apple Mail 应用程序中整理电子邮件，以便您可以轻松找到所需内容。

提示 1. 使用单独的工作和个人电子邮件帐户

谈到这个问题时，我们中的一些人别无选择。如果您在公司工作，您的工作电子邮件将自动与您的个人消息分开。但如果您为自己工作或兼职，您可能会使用同一个帐户来处理所有事情。

保留单独的工作地址可以更轻松地将工作和个人物品分开。您甚至可以像我一样，使用不同的电子邮件客户端来处理工作和个人电子邮件。这样，就无法从您的个人帐户发送工作电子邮件，反之亦然。

提示 2. 创建新邮箱或文件夹

Apple Mail 中的邮箱与其他电子邮件应用程序中的文件夹相同。创建文件夹来存储不同类型的电子邮件将使您的收件箱更加整洁。您可以用一个来存放朋友的电子邮件，另一个来存储公用事业公司的电子邮件。

要在“邮件”中创建新邮箱，请单击“邮箱”菜单并选择“新建邮箱”。接下来，选择您希望邮箱仅存在于您的 Mac 上（选择“在我的 Mac 上”）还是存在于您使用该电子邮件帐户的每台设备上（选择 iCloud 或任何帐户提供商）。然后，为邮箱命名并单击“确定”。要使用邮箱，只需将邮件从收件箱拖到新收件箱中，它就会移到那里。

提示 3. 整理邮件附件

邮件中的附件通常会下载并存储在您的 Mac 本地。随着时间的推移，这些文件会悄悄堆积并消耗宝贵的磁盘空间，特别是当您收到大量大型文档或媒体文件时。

您可以安全地从 Mac 中删除这些附件，而不会失去对它们的访问权限。它们仍然存储在电子邮件服务器上，并且可以在需要时重新下载。即使使用过滤器，寻找附件以释放空间也可能很乏味。幸运的是，有一个更简单的方法。 CleanMyMac 的清理功能会扫描您的 Mac 并找到所有附件，让您删除它们以回收空间。以下是如何使用它。

1. 获取 CleanMyMac 免费试用版。
2. 在边栏中选择清理。
3. 单击扫描。
4. 扫描完成后，您将看到发现了多少垃圾。
5. 单击“查看所有垃圾邮件”以查看并删除所有附件。

提示 4. 使用智能邮箱

在“邮件”中，智能邮箱会根据您设置的条件显示消息。例如，您可以创建一个来显示来自特定发件人的所有消息。邮件不会从收件箱移动到智能邮箱，因此智能邮箱不会减少混乱。它们过滤消息，以便仅显示符合条件的消息。

要在“邮件”中创建新的智能邮箱，请单击“邮箱”菜单并选择“新建智能邮箱”。为智能邮箱命名，然后选择用于选择要显示的消息的第一个标准。如果您想添加更多条件，请单击“+”。完成后，单击“确定”。

提示 5. 为传入邮件创建规则

大多数电子邮件应用程序（包括“邮件”）允许您为传入邮件创建规则，以决定如何处理邮件。例如，您可以创建一条规则，将某个收件人或一组收件人的所有邮件移至特定文件夹。或者自动删除主题行中包含指定单词的邮件。

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在邮件应用程序中创建规则

1. 在邮件应用程序中，点击 Command-逗号以显示 Mac 邮件设置。
2. 选择规则选项卡并单击添加规则。
3. 在“描述”框中，键入规则的名称。
4. 使用菜单设置规则的第一个标准。
5. 要添加更多条件，请单击“+”并选择是在满足所有条件还是满足其中任何条件时运行规则。
6. 选择满足条件时应执行的操作。
7. 单击“确定”保存规则。

如果您要将规则应用到收件箱中已有的现有邮件，请单击“应用”。否则，请在打开的对话框中单击“不应用”。

在 Outlook 中创建规则

您可以将 Outlook 配置为使用简单的规则自动对电子邮件进行排序。例如，您可以创建一条规则，将来自特定发件人的所有邮件移至指定文件夹中。

1. 右键单击任何消息，然后单击“规则”。
2. 选择始终从 [发件人姓名] 移动邮件。
3. 选择一个文件夹或选择“新建”以创建新文件夹，然后单击“确定”。

创建规则以过滤 Gmail 中的电子邮件

Gmail 中的过滤器是您保存的搜索，它们还可以对匹配的邮件应用规则，例如存档邮件、将邮件标记为已读或转发邮件。如果您正在寻找如何更有效地在 Gmail 中整理电子邮件，它们是一个强大的工具。

要创建过滤器：

1. 前往gmail.com并登录您的 Gmail 帐户
2. 单击收件箱和搜索栏右侧的设置图标。
3. 填写文本框以创建过滤器并从选项中进行选择。
4. 单击创建过滤器。
5. 接下来，从框中的选项中进行选择，以便 Gmail 知道如何处理符合过滤条件的邮件。
6. 单击创建过滤器。

提示 6. 在 Apple Mail 中使用类别

Apple Mail 的 macOS Sequoia 版本引入了一项新功能，可让您自动对邮件进行分类。它使用 Apple Intelligence 来确定电子邮件的内容并相应地对其进行分类。然后您可以选择要查看的类别。例如，“主要”是 Mail 认为最重要的消息，但如果您想查看在线购物收据，则可以点击手推车图标来查看与交易相关的电子邮件。要启用类别，请转到 Apple Mail 收件箱，单击顶部的三个点，然后选择“显示类别”。

提示 7. 让 Apple Mail 优先处理您的邮件

在 macOS Sequoia Mail 中组织消息的另一种方法是使用“显示优先级”功能。此功能使用 Apple Intelligence 来选择哪些电子邮件可能对时间最敏感。它将这些内容放在收件箱的顶部，位于最近收到的消息之上。要打开它，请单击工具栏中的三个点，然后选择“显示优先级消息”。

提示 8. 将联系人指定为 VIP

将联系人指定为 VIP 会在收件箱中的邮件旁边加注星号，并将其显示在称为 VIP 的智能邮箱中。要将联系人设为 VIP，请单击他们发送的电子邮件中的姓名，然后从下拉菜单中选择添加到 VIP。

提示 9. 使用“提醒我”

Apple Mail 有一项功能，可以让您在稍后能够回复重要电子邮件时收到提醒。其他电子邮件应用程序也有类似的功能，有时称为“暂停”。要在 Apple Mail 中使用“提醒我”，请用两根手指在收件箱中的邮件上向右滑动，然后选择“提醒我”，然后选择提醒时间段，或者右键单击该邮件，选择“提醒我”，然后选择时间段。当时间到来时，您将收到通知，并且该消息将显示在收件箱的顶部。通过使用“提醒我”并认真将邮件归档到文件夹或邮箱中，您可以保持收件箱整洁，同时确保您不会忘记回复重要邮件。

提示 10. 标记消息以便您可以更轻松地找到它们

如果您不想清理收件箱或将邮件移至文件夹，可以对它们进行标记，以便以后更轻松地找到它们。右键单击或按住 Control 键单击消息，然后选择要在“标志”部分中显示的标志颜色。

提示 11. 取消订阅您不阅读的时事通讯

使用显示类别或智能邮箱来防止新闻通讯和促销电子邮件弄乱您的收件箱是很棒的。但更好的是取消订阅那些你从未读过的内容。您可以在“邮件”中通过单击时事通讯或促销电子邮件顶部的取消订阅来执行此操作。如果该按钮不存在，则电子邮件底部应该有一个取消订阅链接。

提示 12. 使用隐藏我的电子邮件

如果您是 iCloud+ 订阅者，您可以使用“隐藏我的电子邮件”功能为您注册的每封新闻通讯或促销电子邮件创建一个新的电子邮件地址。当要求输入您的电子邮件地址时，macOS 应提示您使用隐藏我的电子邮件。然后它会生成一个唯一的地址并提示您自动填写。发送到该地址的所有邮件都将转发到您的收件箱，但您可以在系统设置 > [您的姓名] > iCloud > 隐藏我的电子邮件中将其关闭或完全删除该电子邮件地址。

如果您每天收到大量电子邮件，您的收件箱很快就会变得混乱，甚至不堪重负。然而，情况并非一定如此。您可以采取多种措施来更轻松地查找邮件。请按照上面的提示，了解在 Mac 上整理电子邮件的最佳方法。